Ar 2001.gada 1.janvāri arhīvu sistēmā līdz ar citām izmaiņām izveidota patstāvīga struktūrvienība – Arhīvu inspekcija, kuras pakļautībā strādā arhīvu vecākie inspektori.
Ar 2001.gada 1.janvāri arhīvu sistēmā līdz ar citām izmaiņām izveidota patstāvīga struktūrvienība – Arhīvu inspekcija, kuras pakļautībā strādā arhīvu vecākie inspektori. Vecākā inspektora uzdevums ir juridisko personu arhīvu kontrole uzskaite, saglabāšana un izmantošana.
Iepriekš informējot juridisko personu amatpersonas, norādot pārbaudes iemeslus un laiku, uzrādot dienesta apliecību, vecākajam inspektoram ir tiesības pārbaudīt juridisko personu arhīvus. Tiek sastādīts akts par veikto pārbaudi, norādot tajā konstatētos faktus, priekšlikumus, lēmumu un termiņu, kādā konstatētie pārkāpumi jānovērš. Ar pārbaudes aktu tiek iepazīstināts un to paraksta juridiskās personas vadītājs. Vecākais inspektors kontrolē pārbaudes aktā noteikto termiņu ievērošanu.
Vecākā inspektora darbs tiek veikts, cieši sadarbojoties ar Juridisko personu arhīvu uzraudzības daļu. Likuma “Par arhīviem” un “Instrukcijas par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, izmantošanu un saglabāšanu” prasību neievērošanas gadījumos vecākajam inspektoram tiek iesniegti ziņojumi galvenokārt par dokumentu sakārtošanas termiņu neievērošanu. Pamatojoties uz ziņojumiem, juridisko personu arhīvos tiek veiktas neplānotas pārbaudes.
Konstatējot likuma “Par arhīviem” vai Latvijas nacionālā arhīva fonda valsts uzraudzības iestāžu normatīvo prasību pārkāpumu, tiek sastādīts administratīvais protokols un lēmums par administratīvā soda uzlikšanu. Vecākā inspektora uzdevums ir kontrolēt administratīvā soda izpildi.
Lai nodrošinātu informatīvi vērtīgo dokumentu uzkrāšanu arhīvam problēmas rada tas, ka lielākajā daļā valsts un pašvaldību institūcijās nav štata vienību arhīva darbiniekiem, kuru pienākums būtu dokumentu izvērtēšana un aprakstīšana (no 169 komplektēšanas avotiem tikai septiņas ir arhīvista štata vienības), kā arī ne vienmēr darbiniekiem ir pietiekamas zināšanas. Lai risinātu šo problēmu, tiek rīkoti semināri par lietvedību un arhīva darbu, Balvos un Gulbenē tiek rīkotas konsultāciju dienas. 2000.gadā Alūksnes zonālais valsts arhīvs organizējis piecus seminārus. Daudzo iestāžu arhīvu pārbaudes ļauj secināt, ka pozitīvs rezultāts atkarīgs no vadītāja attieksmes pret arhīva dokumentiem, tāpēc kā primāro izvirzām uzdevumu – veidot kontaktus ar juridiskās personas vadītāju un palīdzēt viņam saprast lietvedības un arhīva nozīmi.
Liela uzmanība juridisko personu arhīvu pārbaudēs tiek pievērsta dokumentu saglabāšanas apstākļiem. Analizējot gada pārskatus par iztrūkumiem, redzams, ka vislielākais dokumentu zudums radies, nenodrošinot saglabāšanas apstākļus. Pārbaudēs, norādot konkrētos faktus par trūkumiem dokumentu uzskaitē, saglabāšanā un izmantošanā un kontrolējot to izpildi, pēdējo divu gadu laikā ir samazinājies dokumentu zudums juridisko personu arhīvos.
Pozitīvie rezultāti panākti, sadarbojoties ar juridiskajām personām arhīvu fondu uzkrāšanā, uzskaitē, saglabāšanā un pieejamības nodrošināšanā.
