1991.gada 26.martā Latvijas Republikas Augstākā Padome pieņem likumu “Par arhīviem”, izveido Latvijas valsts arhīvu ģenerāldirekciju, noteic pašreizējo arhīvu sistēmas struktūru un iestāžu nosaukumus.
1991.gada 26.martā Latvijas Republikas Augstākā Padome pieņem likumu “Par arhīviem”, izveido Latvijas valsts arhīvu ģenerāldirekciju, noteic pašreizējo arhīvu sistēmas struktūru un iestāžu nosaukumus.
Divreiz likumā ir izdarīti grozījumi – 1993.gada 4.novembrī un 2000.gada 12.decembrī.Likums “Par arhīviem” nosaka Latvijas nacionālā arhīva fonda veidošanas, saglabāšanas, izmantošanas un pārvaldīšanas principus, un valsts arhīvi ir likumā noteikto prasību īstenotāji.Likums akcentē šim laikam galveno – nepieļaut reformu, pārmaiņu un iepriekšējā vēsturiskā perioda dokumentu iznīcināšanu, nodrošināt dokumentu uzskaiti un to pieejamību.
Juridiski aktuāli
Latvijas Republikai atgūstot valstisko neatkarību, arhīva dokumenti kļuva juridiski aktuāli. Tajos fiksētas valsts un tās iedzīvotāju tiesības, attiecības, īpašumi un citi juridiski nozīmīgi jautājumi. Alūksnes zonālajā valsts arhīvā (ZVA) uzkrātie dokumenti ir ne tikai atbilstošās administratīvās teritorijas un nacionālās vēstures liecība, dokumentu saglabāšana nodrošina sabiedrības kopumā un atsevišķu tās indivīdu tiesiskās intereses un iespēju plānot nākotni, izmantojot uz pagātnes pieredzi. Lai izpildītu likumā “Par arhīviem” noteiktos uzdevumus, Alūksnes ZVA ir struktūrdaļas dokumentu saglabāšanai, izmantošanai un juridisko personu arhīvu uzraudzībai. Arhīvā, meklējot optimālo variantu, notikušas vairākkārtējas strukturālas izmaiņas. Tā 1992.gada 22.decembrī Latvijas Republikas Augstākā Padome pieņem lēmumu “Par personālsastāva dokumentu saglabāšanas nodrošināšanu”un tiek izveidotas personālsastāva dokumentu saglabāšanas daļas Alūksnē, Gulbenē un Balvos. Līdz ar galvenā uzdevuma – privatizēto, likvidēto iestāžu, uzņēmumu personālsastāva dokumentu pieņemšanu valsts glabāšanā – paveikšanu personālsastāva daļas 1998.,1999.gadā tika reorganizētas. Alūksnes daļu pievienoja ZVA, bet Balvos un Gulbenē darbojas informācijas un pakalpojumu sektori, kuru kompetencē ir izziņu un konsultāciju sniegšana juridiskām un fiziskām personām.
Saglabā un aizsargā
Likums “Par arhīviem” kā vienu no arhīvu pamatfunkcijām nosaka dokumentu saglabāšanas un aizsardzības nodrošināšanu. Alūksnes ZVA fondu veido Latvijas PSR un Latvijas Republikas vietējo varas un pārvaldes institūciju, citu valsts iestāžu un organizāciju uzkrātie, informatīvi vērtīgie dokumenti no 1944.gada līdz mūsdienām. Arhīva dokumenti glabā pašvaldību pienākumus un saistības, kā arī pilsoņu tiesību pierādošus dokumentus-pirmavotus. Pēc valstiskās neatkarības atjaunošanas reformu procesa rezultātā strauji palielinājās saglabājamo dokumentu apjoms. Ja no 1964.gada līdz 1990.gadam arhīvā uzkrātas 126 946 lietas, tad pēdējo 10 gadu laikā to skaits palielinājies vairāk nekā divas reizes, un uz 2001.gada 1.janvāri Alūksnes arhīva glabātavās uzkrātas jau 296 608 glabāšanas vienības.
Pašreiz ir deviņas glabātavas
1994.gadā arhīvs no L.Ezera ielas 11 pārvietojas uz Rūpniecības ielu 1 un 1c, un pašreiz Alūksnes ZVA rīcībā ir deviņas glabātavas ar kopējo platību 780 kvadrātmetri. Būtiski mainījies tehniskais nodrošinājums glabātavās – lietas tiek kartonētas neitrālās kartona kārbās, uzstādīti jauni plaukti no ugunsdroša materiāla, īpašos skapjos tiek glabātas iedzīvotāju norakstītās pases. Telpu higiēnisko pasākumu veikšanā, gaisa un virsmu attīrīšanā lietojam jauninājumu – RAINBOW sistēmu. Izziņu sagatavošanas darbu ievērojami atvieglo datortehnika un kopētāji.
Veido uzziņu sistēmu
Katrs valsts arhīvs nodrošina uzkrāto dokumentu aprakstīšanu un veido tradicionālo arhīva dokumentu zinātnisko uzziņu sistēmu: fondu sarakstus, kartotēkas, vēsturiskās izziņas, lietu aprakstus, dokumentu tematiskos katalogus. Šī uzziņu sistēma vairs neatbilst mūsdienu informācijas tehnoloģijai un pieprasītās arhīva informācijas ātrai iegūšanai. Lai to novērstu, valsts arhīvu sistēmā uzsākta uzziņu sistēmas pārveidošana. Jaunā pieeja apvieno elektronisko un tradicionālo informācijas avotu izmantošanu. Lai paplašinātu informācijas pakalpojumu sniegšanu, Valsts arhīvu attīstības koncepcijā no 1997.līdz 2005.gadam ir paredzēta Vienotās arhīvu informācijas sistēmas (VAIS) izveidošana, Alūksnes ZVA šo darbu uzsāka 1999.gadā.
Alūksnes ZVA atbilstoši darbības zonai -Alūksnes, Balvu un Gulbenes rajonos – pilda Latvijas nacionālā arhīva fonda uzraudzības funkcijas, veic kompleksās un tematiskās pārbaudes, kontrolē, kā tiek nodrošināta arhīvu fondu uzskaite, saglabāšana un izmantošana 325 valsts iestādēs, kā arī citu juridisko personu arhīvos, metodiski vada institūciju arhīva darbiniekus par lietvedības un arhīva darba jautājumiem, sniedz konsultācijas un praktisko palīdzību. Pilnvērtīga šī darba veikšanai arhīvā ir uzkrāta bagātīga metodiskā literatūra.
Darbojas ekspertu komisija
Lai sekmētu dokumentu aprakstīšanu, nodrošinātu dokumentu uzskaiti un saglabāšanu, Alūksnes arhīvā izveidota un darbojas Ekspertu pārbaudes komisija (EPK), kuras kompetencē ir lietu nomenklatūru, lietu aprakstu, aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai, aktu par dokumentu iztrūkumiem izskatīšana. Ik gadu arhīvā tiek saskņotas vairāk nekā simts iestāžu lietu nomenklatūras, kurās tiek izvērtētas un akceptētas dokumentu glabāšanas termiņu izmaiņas, dokumentu pilnība, komisija kontrolē, lai tiktu iekļauti jaunie un vienreizēja rakstura (piemēram, privatizācijas sertifikātu deklarācijas un saraksti) dokumentu veidi, novērš uzkrājamās informācijas dubultošanos. No 1991. līdz 2000.gadam EPK izskatīti apraksti 163847 pastāvīgi glabājamām, personālsastāva un ilgtermiņa lietām. Reformu procesa gaitā Alūksnes ZVA bija jānodrošina valsts, tās institūcijas, pašvaldības un iedzīvotāji ar viņiem nepieciešamajām sociāli tiesiska rakstura izziņām. Apjomīgais un neatliekami steidzamais izziņu darbs pārējos arhīva uzdevumus atvirzīja otrajā plānā. Laikā no 1991. līdz 2000.gadam Alūksnes ZVA sagatavotas 20174 izziņas, pieņemti vairāk nekā 16000 apmeklētāji.
Piedāvā arī ekskursijas
Alūksnes ZVA sniedz pakalpojumus dokumentu popularizēšanā, veido tematisku dokumentu kopojumus, izstādes, par aktualitātēm arhīva darbā tiek sniegtas ziņas žurnālam “Latvijas Arhīvi” un ievietoti raksti Alūksnes, Balvu un Gulbenes rajonu laikrakstos, tiek piedāvātas ekskursijas arhīvā. Apmeklētāji un interesenti var izmantot lasītavas pakalpojumus, kur piedāvā iepazīšanos ar materiāliem arhīvā vai dokumentu izsniegšanu uz laiku lietošanā. No 1995.līdz 2000.gadam arhīvs sagatavojis materiālus 14 izstādēm par visdāžādākajām tēmām, desmit gadu laikā lasītavā strādājuši 246 pētnieki. Mūsu arhīva darba atspoguļojums apskatāms arī Alūksnes ZVA, kur eksponēta izstāde, veltīta likuma “Par arhīviem” 10 gadiem.
